6 - Como mejorar la efectividad en administración de e-mails | How to improve e-mail effectiveness

   Hubo un momento durante mis años de sistemas en que recibía unos 100 mails por día, me tomé una hora para calcularlo porque resultaba totalmente imposible contestarlos durante el horario laboral. Por suerte no es el caso de hoy en día. Entonces, se me puso en la cabeza que debía organizarme de alguna forma para poder resolver esta cantidad de solicitudes. Les aseguro que van a mantener de una mejor forma su estadía laboral, en ese entonces contestaba mails desde el baño, antes de acostarme, o donde sea que esté.

Aquí les dejo algunos puntos a tener en cuenta para mejorar la efectividad en los e-mails que reciban:

1. Creación de directorios: Para organizar los mails ante una búsqueda posterior, lo ideal sería tener organizados los e-mails por temática. Cada uno debe decidir cuales son las temáticas y recomiendo no superar las 10 carpetas para no generar demasiada segmentación.
2. Creación de reglas: Si recibís muchos mails de procesos automáticos que informan estados o ejecuciones que quieres recibir por si mas adelante las necesitas, lo ideal es configurar reglas que las traten y por ejemplo ubiquen en el directorio que corresponda los mails.
3. Colores: Es recomendable setear el administrador de e-mail para que pinte los mails cuando provienen de personas importantes (puestos gerenciales en rojo, clientes en amarillo, etc.)
4. Texto en asunto: Es importante que el asunto indique el tema sobre el cual se está hablando y que no sea genérico, esto le da mas importancia al receptor y será mas sencillo encontrarlo en un futuro.
5. No abusar de los mails urgentes: Si constantemente envías mails donde dice que es urgente, dejarán de tener credibilidad.
6. Archivado constante: Contestar los mails cuanto antes y archivarlos cuando está hecho. Quizás este es el punto mas importante, está comprobado que serás mas eficiente en cuanto menos mails veas en tu bandeja de entrada. Mas adelante hablaré sobre 5S y notarán que en general se cumple con esta premisa. En este caso lo ideal sería, leer los mails, si son sólo informativos se archivan (guardar en disco o bien mover a un directorio). En el caso que requiera de tu contestación, se realiza en el instante la constestación y luego se archiva. Más de 20 mails en bandeja de entrada empezarían a provocar ese problema de "ofuscación" y terminarás con cientos de mails y desorganización.
7. Evitar recibir mails innecesarios: Si te están copiando en cadenas de mails que no debés estar, debes avisar para que te quiten de las mismas y los motivos.
8. Evitar enviar mails innecesarios: No copies a gente que no corresponde en cadenas de e-mails. De lo contrario, podrá hacerse una cadena de contestaciones que no desees, o bien podrás molestar a gente que no debería recibirla.
9. Evitar uso de e-mail si es mas eficiente: Si un tema es mas sencillo resolverlo por chat o personalmente, es ideal resolverlo. Pasa en casos en que explicar un tema verbalmente es más sencillo y menos confuso que escribirlo.
10. Recordatorios: en caso que lo requieras puedes setear recordatorios en los clientes de mail para que no olvides contestar o reclamar algunos mails.
11. Agrupación: Si tu cliente de correo lo permite, recomiendo la opción de Agrupación de mails, tal cual lo permite gmail. Donde todos los e-mails con el mismo asunto se agrupan en uno mismo. Esto permite nunca olvidarte del historial y reducir la cantidad de mails visualmente. 
12. Hilos: Debe evitarse generar dos hilos diferentes por la misma temática. Esto traerá complicaciones de definiciones y luego habrá que comunicar a unos y a otros lo que se definió en el otro hilo.

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Cómo mejorar la efectividad en reuniones - Minutas