5 - Cómo mejorar la efectividad en reuniones - Minutas | How to improve meeting effectiveness - Minutes

Cuando te has de involucrar mucho en una compañía, empezarás a tener mas reuniones y más reuniones... para lo que sea.

Entonces, llega el momento que harás el comentario... "cuando trabajamos? si estamos todo el tiempo reunidos".

Aquí paso una serie de tips / consejos para que las reuniones sean efectivas:

1. Agendar las reuniones con aproximadamente 1 semana de antelación (ni mucho antes ni muy cerca de la hora). Es importante que no replanifiques a último momento. Si es para el viernes, reservarla el lunes.
2. Verificar con antelación que exista disponibilidad de la sala, y los equipos como ser proyectores/utilitarios. De lo contrario demorarás en comenzar.
3. En los casos que tu herramienta lo permita, revisar la disponibilidad de los invitados, es decir si tienen otras agendas para ese horario.
4. Qué la sala tenga el tamaño adecuado para la cantidad de invitados. Si no se tiene en cuenta demorarás mucho tiempo antes de comenzar.
5. Verificar quienes realmente tienen que estar en la sala y asegurarse su participación. Aquellos que no sea necesaria su participación es mejor no invitarlos, cuantas menos personas mas fácil ponerse de acuerdo. Lo mismo para las que debas aceptar, si tu participación no es importante, mejor sería que no vallas y expliques el motivo.
6. Solicitar confirmación a los participantes sobre su participación. En el correo inicial de invitación y si es posible el mismo día de la reunión.
7. Presentarse en la sala 5 minutos antes del comienzo, esto es para el caso que esté ocupada por otros, poder avisarles que es tu turno en 5 minutos y no retrases la agenda. Si no está ocupada, podrás utilizar el tiempo para preparar el proyector.
8. En lo posible, evitar poner una reunión pegada con otra reunión anterior o posterior. Esto aplica para el que solicita la reunión como para aquellos que son clave para el desarrollo de la misma. Si se demora la reunión anterior, demorará a todos.
9. En la invitación a la reunión, deberás incluir los temas que se tocarán en la reunión y toda información que se requiera ya esté preparada antes de que la misma comience. Lectura de documentación, chequeos, etc.
10. Realizar una buena minuta de reunión.

Minuta de Reunión - Puntos a tener en cuenta:

1. Lo ideal es que una persona dicte/maneje la reunión y otra persona distinta tome información para la minuta.
2. Completar participantes y quienes se ausentaron.
3. Completar horario real de comienzo y el que estaba agendado.
4. Tener un repositorio para guardar las minutas y nomenclarlas de modo de no perderlas (por fecha, por área, por temática.)
5. Tener en cuenta que si se comienza a hablar de un tema que no corresponde con el de la reunión, debe interrumpirse e indicar que ese tema se discutirá en otra reunión. 
6. Si las personas se distraen con celulares y laptops, lo ideal sería solicitar que no los utilicen para que no se demoren los tiempos estipulados.
7. Completar los puntos tratados en la reunión sobre el tema objetivo a resolver.
8. Completar las definiciones que se tomen como válidas.
9. Próximos pasos: Tener en cuenta que este punto es muy importante, debe aclararse si un pendiente es de una persona específica y debe declararse una fecha de due date para cerrar el caso. En la próxima reunión debe revisarse en primer lugar estos puntos o bien un día antes.
10. Definir fecha aproximada de próxima reunión.
11. Convertir el documento a PDF una vez finalizada la minuta para que no pueda ser modificado por nadie.
12. Distribuir a los participantes e invitados y a todo aquel que requiera recibirla.

Les dejo un link para que puedan descargar un template:

Para descargarlo presione aquí.

Espero les sirva la info, les recomiendo también ver el artículo sobre efectividad en gestión de e-mails:

6 - Como mejorar la efectividad en administración de e-mails

Saludos
Leonel