7 - Multitasking - Multitareas: Se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo?

  A medida que progreses en la empresa en la que trabajas, empezarás a recibir cada vez mas y más tareas. Cuánto más rápido soluciones las tareas, más te asignarán para resolver, eso siempre va a suceder.
  Los superiores se aprovechan de estas situaciones y asignan una cantidad de tareas que son imposibles de resolver en el tiempo que uno tiene definido.

Exigir más de lo posible es normal, tu jefe puede llegar a estar probando:

 
a) Cómo te organizas para resolver la situación.
b) Priorización de temas.
c) Que sepas estimar tiempos de las tareas.
d) Que les informes correctamente qué podrás hacer o no y cuando tendrá la info.
e) Que sepas delegar si acaso no es una tarea que sí o si tengas que realizar sólo tu.
f) Replanificar alguna tarea para otro día.



   Ahora, siendo sinceros, no hay posibilidades de ejecutar una tarea "en parelelo" a otra, sí hay cuestiones que tener en cuenta, como por ejemplo si podemos lanzar un proceso muy largo y en el mientras se espera su finalización, avanzar con otra tarea.
  Les paso a contar algunos puntos para que si quieren ser multitasking, comprendan como deben actuar:

Como ejercicio, tendremos 10 tareas que numeraré para que resolvamos durante el día laboral, nos encontramos con este listado al empezar el día con un mail de nuestro jefe:

1. Ayudar a Carlos con el problema que posee en su laptop que no puede conectarse a la intranet.
2. Armar el instructivo de instalación de software del sistema de gestión para pasarle a la mesa de ayuda el próximo mes.
3. Armar un excel con la lista de datos personales de los empleados del sector y pasarselas al gerente.
4.  Armar PowerPoint para la presentación de las 2pm, con la información del proceso de Ventas.
5. Ejecutar el proceso de Pagos que demora 2 horas, revisarlo y enviarlo a los analistas.
6. Participar del curso de armado de maquetas con personal de RRHH.
7. Realizar corrección del sistema de ingresos a planta, que no permite ingresar a personal subcontratado.
8. Realizar un informe de auditoría sobre los accesos a la Base de Datos de Clientes del día 26/05/2017 de 8.00am a 8.15am, para saber quien pudo modificar la información impositiva de los mismos.
9. Ayudar al gerente general con la impresora de su despacho que no está funcionando.
10. Contactar a la gente de redes para que solucionen el problema global que impide utilizar todos los sistemas en la planta número 4 de la compañía.

Perfecto! si es como esto tendrás un día entretenido claramente!

Primero: Realizar una estimación rápida de tiempos (tiempo disponible del día: 8 horas)

1. Carlos y su laptop: de 5 minutos a 1 hora dependiendo el problema.
2. Instructivo de MDA para próximo mes: 2 horas
3. Excel empleados: 30 minutos a 1 hora
4. PowerPoint 2pm Ventas: 2 horas
5. Proceso Pagos y revisión: 5 mins ejecutarlo, 30 minutos revisión.
6. Curso Maquetas RRHH: 2 horas
7. Corrección sistema de ingresos a planta: 45 minutos a 2 horas.
8. Informe auditoría BD Clientes: de 1 hora a 2 horas
9. Gerente general impresora: 15 minutos a 45 minutos
10. Redes planta número 4: 30 minutos a 1 hora

Mínimo tiempo que ocupará realizar todas las tareas: 9 hs y 40 mins
Máximo tiempo que ocupará realizar todas la tareas: 14 hs y 35 mins
Disponible 8 horas. (sin horas extras), es decir, si me sale todo de maravilla tardaría casi dos horas más de trabajo no pago, si me salen las cosas mal, casi trabajaría el doble de tiempo.

La estimación debería demorar no mas de 15 minutos.

Segundo: Ordenaremos por conveniencia, prioridad y oportunidad las 10 tareas:

10. Redes planta número 4: Indiscutible que este debe ser el primer punto a ver. La empresa está perdiendo dinero porque toda una planta no puede acceder a los sistemas. Luego de resolver este tema avisar a la gerencia sobre el estado.
5. Proceso Pagos y revisión: Sólo la ejecución del proceso, mientras tanto revisamos otros temas.
1. Carlos y su laptop: Le indicamos a Carlos que por favor, genere el caso a la mesa de ayuda y si no se resolvió durante el día veremos el tema mañana.
3. Excel empleados: Solicitaremos a nuestro jefe que esta tarea se la asigne a alguien con menos señority para que podamos dedicarle tiempo a los problemas con mas prioridad.
4. PowerPoint 2pm Ventas: Si la reunión es a las 2pm, deberemos hacer el PPT durante la mañana o el mediodía. Luego, le enviamos a nuestro jefe la información.
9. Gerente general impresora: Esta tarea le asigné una prioridad media, si la persona con el problema sería un compañero, tendría que ir por el camino normal. Siendo un gerente general, nos tomamos la molestia por dos motivos, para demostrar que estás con la causa y porque puede ser importante que no pueda imprimir (contratos confidenciales o propuestas) y no sería bueno que esa información se divulgue en cualquier impresora.
7. Corrección sistema de ingresos a planta: Los sistemas de ingreso tienen la facilidad de que en caso que fallen, surge el plan-b que sería firmar planillas manualmente, por lo que no hay una pérdida de dinero sino molestias al personal de seguridad. Se resuelve de todas formas.
5. Proceso Pagos y revisión: A esta altura del día deberíamos tener en nuestro correo el resultado del proceso que ejecutamos a la mañana. Revisamos y enviamos los resultados.
8. Informe auditoría BD Clientes: Lo dejamos como último, pero lo hacemos, seguramente se quiera detectar algún empleado que está metiendo dedo donde no debe.

Mínimo tiempo que ocupará realizar las tareas seleccionadas: 5 hs y 5 mins
Máximo tiempo que ocupará realizar las tareas seleccionadas: 8 hs y 35 mins

TAREAS QUE NO EJECUTAREMOS HOY, debemos informar a nuestro jefe:

1. Carlos y su laptop: Si la MDA no le resuelve el problema lo ayudaremos.
2. Instructivo de MDA para próximo mes: Siendo que es un instructivo y es para el mes próximo, podremos realizar esta tarea cualquier día que tengamos mas libre en las próximas semanas.
6. Curso Maquetas RRHH: Como esto no tiene nada que ver con el trabajo que realizamos, o lo suspendemos o lo dejamos para mas adelante si afloja el laburo.
* Tarea 3 - Reasignada.

CONCLUSIÓN:

Nos quedará un día apretado pero que podremos resolver como máximo nos estaremos pasando unos 35 minutos (o bien comemos en 25 minutos y lo compensamos). Si nos sobra tiempo, como en el caso de la mínima podemos hacer dos tareas: Avanzar con los puntos que pospusimos o bien realizar revisión de los mails del día que pueden llegar a tener tareas adicionales asignadas.

Espero les haya servido el ejemplo y que puedan trabajar de esta forma!
Saludos.